Співпраця з постачальниками: організаційні моменти

Пандемія перевернула з ніг на голову далеко не одну сферу бізнесу в усіх країнах світу. Україна — не виняток. Варто згадати хоча б тогорічну весну, коли стала на паузу діяльність готельно-ресторанного бізнесу, туристичних, транспортних компаній, виробничих підприємств тощо. Хтось зміг пристосуватись до нових умов, а хтось був змушений оголосити себе банкрутом. Подальші обмеження тільки погіршували й так хитке становище ринку товарів і послуг. Ті компанії, що вистояли, наразі намагаються зміцнити свої позиції

У готельному секторі постачальники докладають зусиль, аби втримати старих клієнтів, і активно шукають нових. А готельєри обирають найбільш вигідні умови постачання товарів і послуг. Як між собою домовляються всі гравці ринку, розглянемо в статті.

До готелів проводять постачання різних товарів. Що краще налагоджені відносини готельєрів та постачальників, то якісніші послуги надаватиме готельне господарство.

Специфіка продукції для готелів

Звісно, продукція для готелів відрізняється від товарів, використовуваних у домашньому побуті. Меблі, текстиль, підлогові покриття мають бути передусім зносостійкими. До косметичних засобів є вимоги щодо обсягу. Посуд має гармоніювати із загальним інтер'єром, бути одночасно стильним і практичним у використанні, техніка має витримувати великі навантаження, мати високу потужність, безперебійно працювати годинами тощо.

Найперша вимога до продовольчих товарів — свіжість. Не менш важливим критерієм є й регулярність постачань. Залежно від меню, в ресторанах готелів можуть бути специфічні вимоги до асортименту (морепродукти, товари для веганів, м’ясо, сири, соуси тощо). Хоча сьогодні в багатьох закладах громадського харчування роблять ставки на простоту, доступність, локальні продукти.

Багато виробників і постачальників різних товарів та послуг створюють окремі лінійки, призначені спеціально для готельно-ресторанного ринку. Тому знайти продукцію, яка б відповідала всім вимогам експлуатації в готельному господарстві, неважко. Обговорювати треба ціну, якість, умови оплати, віддаленість постачальника від замовника, терміни постачання тощо.

Джерела постачання

Продовольчі товари можна купувати напряму у виробників тієї чи іншої продукції. Це можуть бути державні та приватні підприємства, акціонерні товариства, фермерські господарства, приватні підприємці тощо. Нерідко працівник кухні, який відповідає за закупівлю продуктів, купує їх на гуртових чи роздрібних ринках, в супермаркетах, продовольчих магазинах. Співпраця з посередниками є виправданою тоді, коли є потреба в накопиченні продуктів, а підприємства гуртового продажу мають всі умови для їх зберігання. Готельєри можуть зв’язуватись з брокерами чи торговими агентами.

Текстильні товари суб’єкти господарювання часто замовляють напряму у виробників. Посуд, інвентар, підлогові покриття — через посередників. Меблі, кухонне обладнання — теж у виробників або через офіційних представників.

Крім закупівлі товарів, що їх треба оновлювати постійно чи з певною періодичністю, готелі можуть одноразово чи час від часу співпрацювати з компаніями, що надають певні послуги: клінінгу, встановлення вентиляційних систем, зовнішнього освітлення, перетягування м’яких меблів, полірування підлогового покриття тощо.

Коли між готелем та постачальниками існують довгострокові відносини, новій компанії на ринку буває вкрай важко довести, що її пропозиції є більш вигідними для замовника.

«Ми працюємо з відомими та перевіреними постачальниками, — розповідає Юрій Буряк, — управитель дизайн-готелю ROAD (м. Київ). — Здебільшого мова йде про тривалу співпрацю. Водночас ми отримуємо багато прайсів і пропозицій від нових компаній, розглядаємо всі без винятків, порівнюємо їх ціну з ціною наших постачальників. Якщо ціна певної послуги чи товару нижча за ту, яку ми сплачуємо постійному постачальнику, ми звертаємось до нього з проханням запропонувати таку саму. Загалом компанії, з якими ми працюємо, цінують співпрацю з нами, тож в результаті ми отримуємо знижену ціну. При цьому якість послуг, алгоритм замовлення та доставки залишаються незмінними. Іноді ми можемо взяти пробну партію певного товару компанії, з якою ще не працювали, але це поодинокі випадки. Чому саме так? Тому що для сфери сервісу головне — стабільність. Якщо гнатися за копійкою, можна багато втратити».

Проте за останній рік не всі постачальники змогли вистояти, не втративши довіру замовників. Тому компанії, що продовжують стабільно працювати, мають усі шанси отримати нових клієнтів.

«Наша компанія працює на готельному ринку України вже понад 10 років. Звісно, за такий термін роботи ми співпрацювали з різними постачальниками та багато разів їх змінювали, — говорить Оксана Янюк, регіональний операційний директор Reikartz Hotel Group. — Маємо низку постійних постачальників, що забезпечують нашу мережу вже багато років, показали себе надійними партнерами, пережили з нами кризові роки, зростання курсу валют тощо. Є й зовсім нові, з якими ми тільки починаємо налагоджувати роботу. Причин для зміни постачальника може бути безліч, але головні, звісно, — фінансові. Деякі виробники не витримали фінансової кризи на фоні політичних подій в Україні. Дехто не зміг пережити карантинні обмеження та падіння продажів. У деяких постачальників скоротився штат, офіси, асортимент товару. Є й банальніші причини переходу до нових постачальників: зростання ціни, погіршення обслуговування та якості товарів (знову ж таки через зростання курсу долара), невчасні постачання, проблеми з документообігом тощо. Зміна постачальника — це завжди ризик. Та в сучасних умовах нам доводиться обирати оптимальний варіант саме для нашого бізнесу».

Пошук постачальників

Багато готелів мають електронну пошту, спеціально призначену для комерційних пропозицій постачальників. Нерідко компанії, що пропонують товари та послуги, зв’язуються із суб’єктами господарювання за телефонними номерами, вказаними на їхніх офіційних сайтах, та вже в розмові пропонують надіслати свої пропозиції на відповідну електронну адресу. Якщо перед готельєрами стоїть завдання знайти того чи іншого постачальника, то вони користуються рекомендаціями колег, запитуючи їх напряму, в різноманітних групах у соціальних мережах, групових чатах у месенджерах, на спеціалізованих форумах, а також використовують системи пошуку в Інтернеті.

Ще один шлях пошуку постачальників — комерційні тендери (закупівлі). Такі торги проводять на спеціалізованому електронному майданчику, регламентом якого вони регулюються одночасно з внутрішнім порядком проведення закупівель компанії-замовника. В тендерній документації вказують основні вимоги до учасників. Критеріями відбору, окрім ціни, також можуть бути якість продукції, її асортимент, терміни постачання, репутація постачальника тощо. Чи популярний такий варіант закупівлі товарів серед готельєрів?

«Проводити тендери для невеликого готелю немає сенсу. До того ж на електронну пошту ми отримуємо багато пропозицій. Це іноді допомагає в ситуації з пошуком нового постачальника. Якщо якась послуга чи товар знадобились вперше, ми розглядаємо кілька цінових пропозицій або вдаємось до пошуку їх в Інтернеті та обираємо оптимальне співвідношення ціна / якість», — ділиться практичним досвідом Юрій Буряк.

Трохи по-іншому налагоджена робота в мережевих готелях.

«Ринок виробників та постачальників України не такий великий, як хотілося б, — розповідає Оксана Янюк. — В цілому знайти постачальників неважко. Це й міжнародні бренди, й місцеві виробники, й учасники профільних виставок. Деякі товари ми купуємо напряму в Китаї (наприклад, техніку). Кожного постачальника перевіряємо на надійність за допомогою державних ресурсів, на кшталт https://youcontrol.com.ua/, а також через службу фінансової безпеки нашої компанії.

Обираючи нового постачальника, в першу чергу ми оцінюємо співвідношення ціни та якості продукту в порівнянні з конкурентами, плюс спроможність потенційного постачальника працювати одночасно з цілою мережею.

Нам дуже часто надходять комерційні пропозиції. Розглядаємо їх усі. Проте, як правило, лише невеликий відсоток відповідає базовим вимогам, тобто не всі компанії мають шанси стати постачальниками мережі. Для прикладу, постачальник повинен надати знижені ціни з розрахунку на великий обсяг закупівель у мережі, відстрочку платежу від 14 днів, в наявності мають бути всі установчі документи без порушень, документація на товари (санітарно-гігієнічні висновки, сертифікати якості, свідоцтва тощо), необхідні КВЕДи на товари та послуги, достатня кількість персоналу для швидкого прийому заявок з понад 40 об’єктів по країні та швидка доставка. Для постачальників професійної хімії для відділів хаускіпінгу чи F & B ми вимагаємо ще й наявність технолога / спеціаліста, який може провести кваліфіковане навчання та супровід щодо мийних засобів на об’єктах, наявність дозувального обладнання, що надається безплатно чи в оренду, сервісної служби, яка може здійснювати регулярний технічний нагляд та обслуговування цього обладнання, робити налаштування хімії відповідно до показників води в кожному готелі, надавати власні навчальні матеріали на продукцію. Також ми просимо надавати безплатні зразки товарів для тестування та аналізу якості. І вже на цьому етапі деякі постачальники не можуть виконати такий запит, вимагаючи спочатку купити товар.

Минулий 2020 рік поставив готельний бізнес у скрутне становище та змусив нас переглянути багато процесів, у тому числі й комплектацію готелів та порядок закупівель. Приміром, щодо низки товарів наша компанія перейшла від дистриб’юторів до виробників. Звісно, не всі готелі можуть собі дозволити працювати напряму із заводами-виробниками, адже тут потрібен значний обсяг гуртових закупівель. Але ми як мережа готелів, маючи центральний склад та логістичний відділ, можемо проводити гуртові закупівлі за кращими цінами. Тендери проводимо лише на гуртові закупівлі на центральний склад, або якщо сума контракту перевищує 50 тис. грн. Розсилаємо потенційним постачальникам (перевіреним компаніям, з якими маємо укладені договори та досвід співпраці) заявки на постачання певного товару та аналізуємо отримані пропозиції. Зазвичай в таких закупівлях ми не розглядаємо пропозицію абсолютно нової компанії. Як говорила раніше, спочатку ми ретельно перевіряємо нового постачальника, його історію, документацію, досвід роботи та якість товару. Й лише після підтвердження даних можемо розглядати його як потенційного партнера. Гуртові закупівлі від виробника дають нам можливість знизити витрати на закупівлю товарів для комплектації номерного фонду до 40 %».

Сервісне обслуговування

Готельний ринок має певні потреби та проблеми. Та економіка країни — це єдиний механізм. Тому варто ізсередини глянути й на роботу виробників і постачальників товарів для готелів, аби краще зрозуміти, в яких умовах вони працюють. Ми звернулись до виробника сучасних систем вентиляції, який давно співпрацює з ринком HoReCa.

«З приходом пандемії відчутно зменшився обсяг замовлень. Заради довгострокових відносин з клієнтами ми готові йти їм на зустріч. Готельєри отримують від нас знижки, додаткові бонуси, професійний сервіс. Також варто усвідомлювати, що придбання та встановлення вентиляційних систем — лише верхівка айсберга. Будь-яка система вентиляції потребує періодичного сервісного обслуговування (чистки, заміни фільтрів). У цьому плані наша команда надає максимальну підтримку клієнтам. Мережа представництв компанії охоплює всі великі міста України та 38 країн світу. Хай де перебуває клієнт, він отримає консультацію та допомогу максимально оперативно. Ми проводимо на постійній основі навчання для наших партнерів, що допомагає тримати якість послуг на високому рівні», — говорить Роман Кузич, директор компанії PRANA PLATINUM (м. Львів).

Загалом, якщо говорити про організацію матеріально-технічного постачання, то до сервісного обслуговування додатково висувають певні вимоги. Існують різні види сервісу:

• передпродажний — монтаж устаткування, регулювання, приведення до робочого стану, консультування, навчання персоналу, демонстрація роботи, усунення ймовірних неполадок, забезпечення необхідною документацією;
• післяпродажний гарантійний — профілактичний огляд устаткування, усунення можливих неполадок, консультування щодо експлуатації. Здійснюється безоплатно;
• післяпродажний післягарантійний сервіс — охоплює весь термін експлуатації устаткування, здійснюється за плату на основі договору між постачальником та замовником.

Оптимальні умови постачання

У готельєрів і постачальників ціль одна — отримання доходу. Та через зменшення клієнтопотоку не завжди в наявності є вільні кошти, що можуть підтримувати бізнес на належному рівні. Готельєри, щоб утримати клієнтів, готові надавати їм знижки, бонуси, додаткові послуги, стимулювати приїхати, мотивувати на рекомендацію готелю друзям та знайомим, аби тільки в результаті діяльність приносила дохід. Своєю чергою від постачальників вони також чекають лояльності, розраховуючи на оптимальні умови постачання та оплати товарів і послуг. Зрозуміло, що й у постачальників є витрати. Та ринок диктує свої правила. Тому й не дивно, що готельєри активно цікавляться варіантами зниження цін, післясплати, оплати на виплат тощо.

«Для нас важливим є отримання товару чи послуги на виплат або з відтермінуванням оплати. Всі постачальники, з якими ми працюємо (окрім комунальних послуг, а саме електроенергії), надають можливість відтермінування платежу на тиждень-два», — ділиться інформацією Юрій Буряк. 

«Звісно, будь-який постачальник захоче відвантажувати товар при стовідсотковій або частковій передоплаті, — додає Оксана Янюк. — Але для нас цей варіант неприйнятний, оскільки готельний бізнес працює цілодобово. Нам важлива швидкість оформлення замовлення та постачання товару. Виставлення рахунків, перевірка, реєстрація та оплата може займати кілька днів, а ми тим часом без товару на підприємстві. З більшістю наших постійних постачальників ми працюємо на умовах відтермінування платежу, згідно з договором. Це одна з основних умов співпраці з нашою компанією. За передоплатою можемо працювати у виняткових випадках, наприклад, у разі індивідуального виробництва (спецзамовлення, спецпроєкт) чи міжнародних контрактів. Наприклад, у разі замовлення товару на заводі в Китаї чи Європі потрібна стовідсоткова передоплата (70—80 % треба оплатити до початку виробництва та 20—30 % — перед відвантаженням в Україну)».

Терміни доставки та умови оплати врегульовані договором постачання. Коли мова йде про матеріально-технічну базу, то перед прийманням товару перевіряють цілісність тари, відповідність технічним умовам, супровідним документам. Якщо під час огляду товару будуть помічені невідповідність замовленню, дефекти, пошкодження, має бути наявним акт, порядок складання якого визначений у згаданому вище договорі постачання.

Своєю чергою кожний постачальник має свій алгоритм роботи із замовниками.

«Вентиляція — сфера технічна, яка потребує чітких розрахунків та документації. З практичного досвіду скажу, що готельєри не часто звертаються до тендерів у пошуках вентиляційного обладнання. Цей шлях більш притаманний державним установам: закладам освіти, медичним закладам, адміністративним центрам.

Зазвичай суб’єкти господарювання звертаються до компаній-виробників або монтажних організацій напряму. Перший крок у разі звернення готельєра — консультація з технічним спеціалістом та виїзд на об’єкт. Далі — підготовка проєктної документації. Цим займаються інженери проєктного відділу. З огляду на особливості та вимоги приміщень наше виробництво виготовляє вентиляційні системи, готові до монтажу. Останній етап реалізації проєкту вентиляції — інсталяція системи на місці. Час реалізації проєкту залежить від обсягу приміщень та типу системи вентиляції. Зазвичай це 5—20 робочих днів після оплати», — розповідає Роман Кузич.

Варіанти економії

У кризові періоди гостро постає питання оптимізації витрат. Тоді починається перегляд усього: фонду оплати праці, меню в ресторані, замовлення товарів і послуг в тому числі.

«Для готельно-ресторанного бізнесу 2020 рік минув дуже важко, — говорить Оксана Янюк. — Та водночас він показав, як ми можемо переглянути наші робочі процеси, де можемо урізати витрати. Наприклад, керуючись вимогами МОЗ щодо нерозповсюдження COVID-19, ми прибрали з наших закладів більшість друкованих матеріалів. А це значна сума коштів на щомісячний друк. Тепер використовуємо QR-коди як для інформації в номерах, так і для меню в ресторанах. Знаю, що багато готелів сегменту 4*-5* переходять на безконтактну реєстрацію за допомогою мобільних додатків та електронного обладнання (замків), що зменшує витрати на поселення та водночас є безпечнішим для відвідувача.

Збільшене використання засобів індивідуального захисту та дезінфекції змусило нас переглянути закупівельні ціни та перейти на гуртові закупи у заводів-виробників, замовляти для персоналу багаторазові захисні маски. Підвищення тарифів на комунальні послуги підштовхнуло нас переглянути постачальників цих послуг та перейти на нові контракти зі зменшенням суми передоплати (аби не заморожувати кошти на рахунках комунальних організацій). Крім того, ми переглянули низку робочих процедур: деякі автоматизували (зменшили трудомісткість процесів), від деяких відмовились (наприклад, служба безпеки перейшла з цілодобової роботи на роботу лише в нічний час), частину робіт ми перевели на аутсорсинг (клінінг килимового покриття та мармуру, миття фасадів, послуги smm-менеджерів, ремонтно-будівельні роботи).

Зі структури витрат наших готелів бачимо, що комунальні та експлуатаційні платежі становлять до 30—40 %, фонд оплати праці — від 30 до 40 %, продукти харчування — до 30 %, витратні матеріали — до 10 %.

Логічно, що скорочувати / контролювати потрібно найбільш вагомі групи витрат, тобто треба працювати в напрямку оптимізації штатного розпису, робочих графіків, реорганізації робочих процесів, переходу на енергоефективне обладнання, утеплення будівель.

Тож у 2021 році готельно-туристичний бізнес і далі рухатиметься у бік ефективного використання робочого часу та ресурсів».

«Що таке економія? Це коли з портфеля пропозиції щось прибирається, але ціна при цьому залишається незмінною. Такі дії завжди впливають на якість наданих послуг, а отже, і гості їх завжди помічають. Винятком є оптимізація, де ми можемо скоригувати споживання води, електроенергії або, наприклад, хімії. Та проводити глобальну економію — хибний шлях, що веде до негативних реакцій та відгуків гостей. А в сервісі — це доволі болюче питання», — завершує Юрій Буряк.

Післямова

Від пандемії, а саме пов’язаних із нею карантинних обмежень, постраждали майже всі сфери бізнесу. При цьому кожний з учасників ринку намагався вижити, роблячи ставку на якість товарів і послуг, оптимізацію витрат, договірні відносини, компроміси в робочих процесах, рекламу, репутацію тощо. Подолати кризу змогли не всі. Та попри все ринок працює, є потреба в товарах та послугах, економіка починає відновлюватись, підприємства намагаються увійти в звичний режим роботи.

Пандемія, поставивши світ на паузу, дала можливість багатьом креативно мислити, знаходити нові шляхи розв’язання проблем, сприяла впровадженню новітніх технологій в робочі процеси. А от гарний сервіс та вміння домовлятись рятували бізнес у всі часи.