Чек-листи, що працюють

Сучасний світ задає свій темп: різноманіття інформації та швидкість її появи, постійні нововедення та багатозадачність  наші постійні супутники. В цьому випадку питання фокусування та концентрації стає досить нагальним. Нам стільки всього потрібно тримати в голові, що не дивним є те, що завдання переходять з одного в інший день. Також ми часто відволікаємось та щось забуваємо. Це глобальна проблема, але наразі я хотіла б зупинитись на  помічниках фокусування, які дають можливість не забути виконати заплановане та систематизувати регулярні процедури операційної діяльності. Йдеться про чек-листи, користь від яких навіть важко оцінити.

Що таке чек-лист?

Важливо пам’ятати, що чек-лист – це інструмент, завдяки якому ми отримаємо результат тільки тоді, коли він працює (а не просто існує). Відмінність чек-листа від звичайного списку полягає в тому, що він передбачає активні дії читача, а не просто пасивне читання.

Зупинимось ще на кількох важливих визначеннях чек-листа:

1. Чек-лист (Check list – контрольний список) – список, який містить ряд необхідних перевірок для певної роботи.
2.   Чек-лист – це мінімальна кількість необхідних кроків.
3.   Чек-лист – список факторів, якостей, параметрів, аспектів, компонентів, критеріїв або завдань, структурованих певним чином з метою досягнення поставленої мети.
4.   Чек-лист – це, по суті, шпаргалка.

Для чого потрібні чек-листи?

1. Контроль якості. За допомогою чек-листів можна бути впевненим, що всі необхідні дії будуть виконані. При цьому знижується вплив так званого «людського фактору» в роботі системи.
2. Максимальна об’єктивність перевірок. Всім співробітникам зрозуміло як перевірити свою роботу та що буде перевіряти керівник, є чіткі кроки та результати, а не суб’єктивна оцінка.
3. Концентрація. Всі необхідні дії та результати зафіксовано, не потрібно нічого згадувати, тримати в голові та повертатися знову і знову до одного завдання.
4. Можливість структурувати думки та впорядкувати дії. При формуванні чек-листа вибудовується чітка структура та послідовність дій. Навіть саме створення чек-листа вже дає позитивний ефект, бо це допомагає побачити шлях досягнення потрібного результату та перевірити його.
5. Можливість очистити розум та розвинути креативність. Чим зрозуміліші та структурованіші щоденні процедури та їх контроль, тим більше часу є на створення нових ідей, впровадження новинок, а не на «гасіння пожеж» та повторювання одного й того ж співробітникам.
6. Економія часу. До прикладу, коли є зрозумілий чек-лист перевірки номера після прибирання, це скорочує час на таку перевірку та знімає необхідність здійснювати непотрібні дії. Окрім цього, ми не витрачаємо час на повторення співробітникам у 101-й раз певних нюансів без досягнення результату.

Чек-лист – незамінний помічник в щоденній операційній діяльності готелю, який допомагає зрозуміло і швидко досягати необхідних результатів. Пропонуємо почати зі створення свого власного чек-листа щоденних завдань, впровадити його у своє життя і далі, повірте, вас не можна буде зупинити на цьому шляху.

Повний текст статті читайте в №5-6/2021.

Джерело: Редакція журналу "Академія гостинності"